Poderosos beneficios para la cadena

El autor del artículo responde a dos preguntas esenciales:
¿Porqué es importante la Facturación Electrónica? Y ¿Cuáles son las diferencias entre emitir facturas electrónicas y de papel?

Aún cuando la facturación electrónica es un tema que se ha manejado desde tiempo atrás, fué a partir de 2004, cuando un gran número de personas comenzó a preocuparse al respecto, convirtiéndolo hoy en materia de gran interés.

El cómo emitir o recibir facturas electrónicas y los procesos que tienen que ser alterados par lograrlo, se ha convertido en la actualidad en una inquietud de direcciones generales, departamentos de finanzas, contabilidad, sistemas e informática.

¿Porqué es importante la Facturación Electrónica? y ¿Cuáles son las diferencias entre emitir facturas electrónicas y facturas en papel?

Los expertos coinciden que el proceso electrónico redundará en dos grandes beneficios:

• Ahorros en tiempo
• Ahorros en costos

Expertos, proveedores de tecnología y asociaciones han dado diferentes cifras de lo que cuesta emitir y recibir una factura en papel. Los estudios varían de acuerdo al tipo de industria donde han sido realizados, ya que cada sector cuenta con características especiales que alteran un poco las cifras de dichos estudios, pero todos ellos coinciden en algunos puntos fundamentales:

• Una factura en papel, tiene involucrados gastos de:
  
  
  • Papel
  • Impresión
  • Ensobretado
  • Distribución
    
    
• En una factura electrónica, los costos de papel, impresión y ensobretado no existen para el que la emite y los costos de distribución pueden ser mucho menores, ya que la distribución electrónica no requiere gastos como gasolina, mantenimiento de automóviles, personal dedicado o de servicio de distribución de correo (correo y mensajería física).
  
  
• En una factura electrónica, los costos de almacenamiento obligatorios de uno, cinco, 10 años o más, se reducen dramáticamente al no tener necesidad de grandes almacentes físicos en papel.
  
  
• El proceso de un documento electrónico, es mucho más barato que el de uno físico, toda vez que muchas tareas pueden ser automatizadas.

Asimismo, al existir todos los datos ya listos en un formato digital, se evitan errores de captura de información.

Ahorros en tiempo

Un documento que se entrega de manera electrónica puede estar en manos del receptor en sólo unos segundos después de que fue emitido y no en días o semanas. De la misma manera, puede ser pagado segundos después de ser recibido.

Evidentemente, esto agiliza los ciclos de información y pago para todos los involucrados.

¿Y la seguridad?

El uso de la Firma Electrónica Avanzada o FEA, hace que este nuevo sistema sea mucho más seguro que cualquier sistema de manejo de documentos en papel que haya existido en el pasado. Gracias al uso de la FEA por parte del Sistema de Administración Tributaria (SAT), sería muy difícil de tratar de alterar una factura o generar un documento apócrifo.

Asimismo, ahora es posible verificar todos los datos relevantes de una factura en el momento en que es recibida. Información como validez del folio del documento, la autenticidad del certificado que lo selló o, del sello mismo, esta información está a un botón de distancia para el usuario que recibe la factura, cosa que hoy no existe en el papel.

La Factura Electrónica y el CFD

La "factura electrónica" no es más que el inicio de un proceso muy extenso que la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP) y el SAT han denominado el CFD. El concepto del CFD o Comprobante Fiscal Digital, engloba todos los documentos fiscales que hoy existen en papel y que incluyen: notas de crédito, recibos de honorarios y en general, todos los comprobantes fiscales que estamos acostumbrados a manejar en papel.

¿Cómo puedo saber más?

El SAT (www.sat.gob.mx) ha creado un programa de capacitación gratuito para todos los contribuyentes interesados en el tema y ha demostrado una gran apertura a trabajar con todas la entidades que deseen participar.

Acérquese a la autoridad. No se arrepentirá.

Conclusiones

Frente a estas grandes ventajas y beneficios
¿Quién diría que no?

José Luis Cortés
Director Comercial Buzón e.