Antecedentes
Syngenta es una compañía líder en el mercado mundial de productos para la protección de cultivos y de semillas mejoradas, comprometida con el desarrollo de la agricultura sustentable.
Con sede en la ciudad de Basilea, Suiza, Syngenta está presente en más de 90 países alrededor del mundo, dando empleo a más de 20 mil personas. En 2007 sus ventas ascendieron aproximadamente a $9.2 miles de millones de dólares. Está listada en las bolsas de valores de Suiza (SYNN) y de Nueva York (SYT).
En México, cuenta con un equipo de trabajo presente en todo el territorio nacional y ofrece asesoría, apoyo y solución a las necesidades de sus clientes para contribuir a la obtención de cultivos de calidad de manera sustentable
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Comprobante Fiscal Digital
Syngenta realiza 90% de sus ventas por medios electrónicos, así que buscaba contar también con un medio electrónico para el proceso de facturación, lo que además le permitiría simplificar sus procesos administrativos, mejorar sus tiempos y bajar sus costos. Syngenta decidió cambiar la emisión de facturas en papel por Comprobantes Fiscales Digitales (o CFDs), para lo cual seleccionó a Buzón_e S.A. de C.V., Proveedor de Servicios de Generación y Envío de CFDs autorizado por el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
1.- Syngenta, a través de su sistema de contabilidad electrónico, registra los movimientos contables y también genera los archivos de texto a través de los cuales se generarán los CFDs.
2.- Buzón_e recibe los archivos de texto de Syngenta y genera las facturas electrónicas del mismo. Buzón_e, como proveedor autorizado por el SAT para la Generación y Envío de CFDs, se encarga de los siguientes aspectos dentro de su sistema:
a) Foliación de facturas, garantizando la unicidad de las mismas.
b) Colocación de fecha y hora dentro de cada factura electrónica
Es importante recalcar que los procesos de foliación y colocación de fecha y hora sólo pueden ser realizados por un proveedor autorizado por el SAT.
3.-Buzón_e manda las facturas electrónicas a cada uno de los buzones electrónicos de los clientes de Syngenta, los cuales se dan de manera gratuita a cada uno de dichos receptores |
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“En Syngenta, con la emisión de Comprobantes Fiscales Digitales, el proceso de facturación se ha facilitado y economizado en más de un 80%, contando además con valores agregados, tales como el contar con un sistema con características de integridad, autenticidad, verificable y con unicidad de documentos”.
Francisco Silva
Director Atención a Clientes Syngenta
4.- Al colocar las facturas en los buzones, Buzón_e manda de manera automática un correo indicando a los receptores que tienen una nueva factura de Syngenta en su buzón.
5.- Cuando cada uno de los receptores ve, borra o almacena la factura dentro de su buzón, Syngenta recibe una actualización del estado de cada uno de los documentos.
6.- Todos los documentos son almacenados hasta 10 años, cumpliendo con las regulaciones del CFF y del Código de Comercio, particularmente el artículo 49 del mismo y la NOM 151, que es la que indica como deben de ser almacenados los documentos digitales o, como son llamados en el Código de Comercio, los mensajes de datos.
Resultados
La utilización de CFDs (Comprobantes Fiscales Digitales) reportó ahorros a la compañía de 79% en la generación de facturas y de 85% en su emisión y recepción, en comparación con los gastos operativos en que incurría con la facturación tradicional en papel (generación, impresión, ensobretado, mensajería y archivo). Así mismo, el tiempo invertido en el proceso de facturación se redujo en un 85%, pasando de 13.5 días a 2 días.
Además de los ahorros de tiempo y dinero, la emisión de facturas electrónicas ha tenido para Syngenta muchas otras ventajas, como evitar errores de captura, disponer de la información de forma inmediata y con ello brindar un mejor servicio al cliente, acortar los periodos de cobranza y disminuir considerablemente los fraudes.
Para Syngenta, por otra parte, la adopción de la facturación electrónica es congruente con su compromiso con el desarrollo sustentable. La empresa estima que por cada 100 kilogramos de papel que deja de utilizar, salva la vida de siete árboles. Por eso, tiene la intención de presentar una iniciativa a la Asociación Mexicana de la Industria Fitosanitaria, a la cual pertenece, para que se considere a la factura electrónica como una posibilidad real de contribuir al cuidado del medio ambiente.
Conclusiones
Utilizando la facturación electrónica a través de un proveedor autorizado por el SAT para prestar dicho servicio, Syngenta ha logrado tener importantes ahorros en su operación, así como considerables reducciones en sus ciclos de trabajo, sin perder la validez legal o fiscal de los documentos que entrega, y mejorando además los procesos de su cadena de suministro.
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